Wie lange es dauert, Buchungsbelege zu sortieren, hängt vor allem von der Anzahl der Dokumente und deinem Prozess ab. Wenn Rechnungen und Belege manuell gesammelt, geprüft und sortiert werden, kann das regelmässig mehrere Stunden in Anspruch nehmen. Mit digitalen Lösungen wie der Money Key Scanner App kannst du Dokumente scannen, hochladen und mithilfe von OCR-Technologie automatisch auslesen lassen.
Bei wenigen Buchungsbelegen kann das Sortieren relativ schnell erledigt sein. Sobald jedoch regelmässig Rechnungen, Quittungen und andere Dokumente anfallen, steigt der administrative Aufwand.
Dabei geht es um mehr als nur das Sortieren. Belege müssen gesammelt, geprüft, zugeordnet, digitalisiert und anschliessend für die Buchhaltung bereitgestellt werden.
Wie viel Zeit dafür benötigt wird, hängt unter anderem von folgenden Faktoren ab:
Besonders zeitaufwendig wird es, wenn Papierbelege, E-Mail-Anhänge und digitale Rechnungen an verschiedenen Orten gespeichert werden.
Bei einem manuellen Prozess entsteht der Aufwand häufig durch viele kleine administrative Schritte.
Eine Rechnung kommt zum Beispiel per E-Mail. Sie wird heruntergeladen, gespeichert, eventuell umbenannt und später an die Buchhaltung weitergeleitet. Papierbelege müssen zusätzlich gesammelt oder eingescannt werden.
Über Wochen und Monate summieren sich diese Aufgaben.
Noch mehr Zeit geht verloren, wenn ein Beleg nicht mehr auffindbar ist oder die Buchhaltung fehlende Unterlagen nachfordern muss.
Eine zentrale digitale Dokumentenverwaltung kann deshalb nicht nur das Sortieren beschleunigen, sondern auch Rückfragen und die Suche nach Dokumenten reduzieren.
OCR (Optical Character Recognition) erkennt Texte und Informationen innerhalb eines gescannten Dokuments.
Wenn du eine Rechnung mit der Money Key Scanner App erfasst, kann die OCR-Technologie relevante Informationen aus dem Dokument erkennen. Dadurch müssen Informationen nicht bei jedem Beleg vollständig manuell erfasst werden.
Das reduziert manuelle Arbeit und schafft gleichzeitig die Grundlage für einen strukturierteren digitalen Prozess.
Besonders bei Unternehmen, die jeden Monat viele Rechnungen verarbeiten, spart das auf das Jahr hochgerechnet sehr viel Zeit.
Die Money Key Scanner App verbindet dein Smartphone direkt mit der digitalen Dokumentenverwaltung von Money Key.
Du musst Papierbelege nicht erst sammeln und später bearbeiten. Scanne sie direkt, sobald du sie erhältst.
Rechnungen und andere Dokumente können direkt in Money Key hochgeladen werden. So befinden sich relevante Dokumente an einem zentralen Ort.
Die integrierte OCR-Technologie hilft dabei, Informationen aus hochgeladenen Dokumenten automatisch zu erkennen und reduziert dadurch manuelle Erfassungsschritte.
Wenn du einen Beleg sofort digitalisierst, sinkt das Risiko, Wochen später nach einer fehlenden Rechnung oder Quittung suchen zu müssen.
Dokumente müssen nicht laufend per E-Mail zwischen deinem Unternehmen und deiner Buchhaltung ausgetauscht werden. Eine zentrale Ablage sorgt für einen übersichtlicheren Prozess.
Du kannst Belege auch unterwegs erfassen – zum Beispiel direkt nach einem Geschäftstermin oder Einkauf.
Wenn Dokumente vollständig und digital verfügbar sind, wird weniger Zeit für die Suche nach fehlenden Unterlagen benötigt. Das macht die Zusammenarbeit zwischen deinem Unternehmen und deiner Buchhaltung effizienter.
Die Money Key Scanner App wurde aktualisiert und neu gestaltet. Die neue Version bietet eine verbesserte Benutzeroberfläche und eine einfachere Navigation für den täglichen Gebrauch.
Die App ist sowohl im Apple App Store als auch im Google Play Store verfügbar.
Damit können sowohl iPhone- als auch Android-Nutzer ihre Buchungsbelege direkt mit dem Smartphone digitalisieren und in Money Key hochladen.
Wie lange es dauert, Buchungsbelege zu sortieren, hängt stark davon ab, wie dein Unternehmen mit Dokumenten arbeitet.
Bei manuellen Prozessen können das Sammeln, Sortieren, Suchen und Weiterleiten von Dokumenten schnell mehrere Stunden in Anspruch nehmen. Ein digitaler Prozess reduziert viele dieser einzelnen Arbeitsschritte.
Mit der Money Key Scanner App kannst du Rechnungen und Belege direkt mit deinem Smartphone scannen, in Money Key hochladen und relevante Informationen mithilfe von OCR erkennen lassen.
So gelangen deine Dokumente dorthin, wo sie benötigt werden – ohne Papierstapel und unnötiges Hin und Her.
Vereinbare einen kostenlosen Termin mit uns, um mehr über Money Key zu erfahren und zu sehen, wie die Plattform deine Dokumentenverwaltung vereinfachen kann. Oder starte direkt mit dem Onboarding, um Zugang zur Plattform zu erhalten.
